Politique d’éthique relative à la collecte de fonds et à la responsabilité financière
Objectif
Établir des normes de conduite éthique dans la gestion de nos activités de collecte de fonds.
Portée
Employés, bénévoles, membres du conseil d’administration et intervenants externes.
Énoncé de politique
A. Responsabilité envers les donateurs
- Sous réserve des exigences de la Loi de l’impôt sur le revenu, tous les donateurs.trices de Mercy Ships Canada, qui ne sont pas des organismes de bienfaisance enregistrés, ont le droit de recevoir un reçu officiel de don aux fins de l’impôt sur le revenu pour le montant des dons admissibles faits en espèces ou pour la juste valeur marchande des biens donnés. Le conseil d’administration a établi un montant minimum de 10 $ pour l’émission de reçus officiels de dons, auquel cas les dons plus petits recevrons un reçu officiel de don seulement sur demande.
- Toutes les sollicitations de financement par ou au nom de notre organisation divulgueront notre nom légal complet et les raisons pour lesquelles les fonds sont demandés. Les sollicitations imprimées (quelle qu’en soit la transmission) comprendront également notre adresse ou d’autres coordonnées.
- Les donateurs et les donateurs potentiels ont le droit de recevoir rapidement les informations suivantes, sur demande :
a) notre dernier rapport annuel et nos états financiers vérifiés et approuvés par le conseil d’administration
b) notre numéro d’enregistrement d’organisme de bienfaisance (NE) attribué par l’Agence du revenu du Canada
c) tout renseignement contenu dans la partie publique de notre plus récente Déclaration de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés (formulaire T3010)
d) une liste des noms des membres du conseil d’administration. - Les donateurs et les donateurs potentiels ont le droit de savoir, sur demande, si une personne sollicitant des fonds en notre nom est un bénévole, un employé ou un consultant en collecte de fonds.
- La vie privée des donateurs sera respectée, y compris leur droit de rester anonyme, à moins que la loi ne doive divulguer des informations. Les donateurs ont le droit de recevoir une copie de leur propre dossier de don, qui comprend leur nom, leurs coordonnées et le montant des dons.
- La liste des donateurs ou donateurs potentiels ne sera ni vendue, ni échangée, ni louée, ni autrement partagée avec d’autres organisations.
- Les donateurs et les donateurs potentiels seront traités avec respect. Tous les efforts seront faits pour honorer leur demande de :
a) limiter la fréquence des contacts
b) ne pas être contacté par téléphone ou autre technologie
c) recevoir des documents imprimés concernant l’organisation
d) arrêter le contact
e) rester anonyme. - L’organisation répondra rapidement à une plainte d’un.e donateur ou d’un donateur potentiel conformément à notre politique de plaintes. Le conseil d’administration sera informé au moins une fois par an du nombre, du type et du traitement des plaintes.
B. Pratiques de collecte de fonds
- Nos pratiques de collecte de fonds vont :
a) être honnêtes
b) décrire avec précision nos activités organisationnelles et l’utilisation prévue des fonds donnés et
c) respecter la dignité et la vie privée de celles et ceux qui bénéficient de nos activités dans la poursuite de nos objectifs. - Les bénévoles, les employés et les collecteurs de fonds embauchés qui sollicitent ou reçoivent des fonds en notre nom doivent:
a) suivre notre code d’éthique, notre politique sur les conflits d’intérêts et les procédures administratives pertinentes
b) agir avec équité, intégrité et conformément à toutes les lois applicables
c) cesser de contacter un donneur potentiel qui déclare qu’il ne souhaite pas être contacté et
d) ne pas accepter de dons à des fins incompatibles avec la mission de l’organisation. - Les collecteurs de fonds rémunérés, qu’ils soient du personnel ou des consultants, seront rémunérés par un salaire, une rémunération forfaitaire ou des honoraires, et ne seront pas payés d’honoraires de recherche, de commissions ou d’autres paiements en fonction du nombre de dons reçus ou de la valeur des fonds collectés. Les politiques de rémunération des collecteurs de fonds seront conformes à nos politiques et pratiques qui s’appliquent à tout notre personnel.
- Si une collecte de fonds externe est retenue, l’accès à notre liste de donateurs sera limitée et gardée sous contrôle strict.
- Nos donateurs seront tenus pleinement informés avec des informations complètes et à jour sur notre organisation.
- Les donateurs seront encouragés à demander un avis indépendant si le cadeau proposé est un cadeau planifié et/ou si l’organisation a des raisons de croire que le cadeau proposé pourrait affecter de manière significative sa situation financière, son revenu imposable ou sa relation avec d’autres membres de la famille.
- Lorsque Mercy Ships Canada a officiellement conclu un accord de marketing lié à une cause avec un tiers, nous divulguerons dans tous les documents connexes que nous produisons, comment nous bénéficions de la vente de produits ou de services et les montants minimum ou maximum payables en vertu de l’arrangement. Si aucun montant minimum n’est payable, nous le divulguerons.
- Lorsque Mercy Ships Canada recueille des fonds en ligne, nos pratiques sont conformes ou dépassent les exigences du Code canadien de pratiques pour la protection des consommateurs dans le commerce électronique.
- Mercy Ships Canada acceptera les dons destinés à être appliqués à des programmes et projets spécifiques approuvés par le Conseil, qui seront documentés dans un mandat, que lorsque le besoin d’un tel programme ou projet a été satisfait ou ne peut être complété pour quelque raison que ce soit. Toutes les contributions restreintes restantes seront appliquées conformément aux directives du Conseil.
Tout don proposé avec une telle directive sera examiné par le Conseil.
C. Responsabilité financière et intégrité organisationnelle
- Le conseil d’administration est composé de personnes :
a) dont la majorité sont des résidents canadiens
b) qui ne sont pas des employés de l’organisation ou qui reçoivent autrement une compensation de l’organisation, sauf si la loi l’autorise. - Le conseil d’administration doit :
a) tenir au moins deux réunions à l’ordre du jour complet chaque année
b) créer ses politiques pour l’organisation
c) maintenir un contrôle efficace sur l’organisation
d) établir un système d’information financière approprié qui permette la production d’états annuels d’exploitation et d’un bilan, montrant des informations détaillées raisonnables qui :(i) sont factuels et exacts à tous égards importants
(ii) identifient les subventions et les dons du gouvernement séparément des autres dons
(iii) sont préparés conformément aux principes comptables généralement reconnus établis par les Comptables professionnels agréés du Canada.
e) s’assurer que l’organisation fonctionne en tout temps dans les limites et conformément aux objectifs de ses documents constitutifs
f) prendre au sérieux sa responsabilité de connaître et de respecter les lois et règlements fédéraux, provinciaux et municipaux
g) s’assurer que l’organisation est ouverte et précise dans toutes ses transactions
h) ne pas autoriser un membre du conseil d’administration ou un membre du personnel de l’organisation à percevoir des redevances pour l’utilisation de tout bien de cette personne qui est utilisé à des fins de collecte de fonds ou de promotion par l’organisation
i) ne pas permettre le paiement de frais de service basé sur un pourcentage des fonds collectés ou sur une autre forme de paiement de commission
j) s’assurer que l’organisation sert convenablement les intérêts des donateurs et des donateurs potentiels
k) éviter les motivations ou les programmes douteux qui ne sont pas factuels, ou nier le bon jugement du. de la donateur
l) exiger une gestion responsable de la part de notre personnel grâce à une formation efficace et à un contrôle des coûts
m) s’assurer que l’organisation, ou son personnel, n’incite en aucune façon, directement ou indirectement, un donateur ou autre à lui transférer un avantage provenant d’une autre organisation
n) veiller à ce que tous les rapports prescrits par le gouvernement, tels que la Déclaration de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés (T3010) et les rapports produits volontairement, soient préparés de manière factuelle, précise et en temps opportun
o) s’assurer que des fonds suffisants seront dépensés pour l’administration et la collecte de fonds (le cas échéant) pour assurer une gestion efficace de nos ressources
p) s’assurer que l’organisme respecte ou dépasse les exigences de déboursement imposées par l’article 149.1 de la Loi de l’impôt sur le revenu. - La politique suivante sera publiée comme suit :« Les dépenses des fonds sont limitées aux programmes, projets ou activités approuvés par le Conseil et sont à la discrétion du Conseil ».